“省级教育考试机构财务共享模式研究”成果公报
发布时间:2020-07-30

       重庆市教育考试院课题负责人刘羽(会计师)主持完成了《省级教育考试机构财务共享模式研究》(GJK2017030)。课题组主要成员有高博、魏兰、李力、周旖、郭宇、刘凌翔、罗江华、冷爽、朱玉玮。

  随着考试招生制度改革、政府职能转变、事业单位改革、内部控制建设与评价、政府会计改革、管理会计体系建设的不断深化,全国教育考试机构都面临巨大的财务挑战,“财务部门如何破解难题、财务人员如何变被动为主动”成为了当前的热点话题。为了能够有效解决这些问题,课题组通过理论研究和调查研究,提出省级教育考试机构应尽快实施财务转型,转型的路径是构建“业财融合+财务共享+智能管控”的新型财务共享模式。由于业财融合是基础,目前省级教育考试机构都已实现,而财务共享是关键,并且它又是智能管控的基础,因此课题组将研究的重点放在了财务共享中心的构建上。经过深入研究,课题组系统性地提出了省级教育考试机构财务共享中心的框架模型和实施方案,经重庆市教育考试院的实践与应用,又进一步给出了信息化实现的方法及相关实施建议,为全国教育考试机构提供了参考。

  一、研究内容与方法

  (一)研究内容

  本课题主要有三大方面的研究内容,一是在借鉴国内外相关理论研究成果和实践经验基础上,调查、分析省级教育考试机构财务管理面临的形势和问题,这是本课题开展研究的重要基础;二是针对省级教育考试机构财务管理目前存在的问题提出有效的解决对策,具体包括实施财务转型的目标和路径,这是本课题研究的核心问题;三是根据财务转型的路径提出构建财务共享中心的框架体系和具体方案,这是本课题研究的重点问题。

  在理论和调查研究方面,课题组仔细查阅了国家图书馆、首都图书馆、中国知网数据库、万方期刊数据库,掌握了大量关于国内外财务共享研究成果,同时系统学习并筛选了课题研究的相关理论,并将其作为本课题研究的重要依据。在调查研究方面,课题组收集了大量国内外企事业运用财务共享服务的先进经验,同时通过发放调查问卷、电话访谈、实地走访交流等形式对全国31个省级(不含香港、澳门、台湾)教育考试机构的财务管理工作进行了调研。

  在对策研究方面,课题组提出省级教育考试机构应尽快实施财务转型势。通过对财务转型的目的、基础条件等方面的分析,提出了在省级教育考试机构构建新型财务共享模式,将财务职能从核算型向业务和决策支持型、战略型转变,对财务机构作适当调整,对财务人员实行分层管理并明确具体要求。

  在具体实施方面,课题组提出了省级教育考试机构构建财务共享中心。通过对构建财务共享中心的必要性、可行性、理论基础、战略定位等方面的研究,课题组系统性地提出了解决思路,包括组织架构、配套制度、流程再造、信息系统建设、人员分类及管理、绩效考核、信息化实现等方面的内容。

  (二)研究方法

  1.文献法:在收集、阅读、整理国内外相关文献资料的基础上,广泛融合,大胆创新,形成最终的理论和框架。

  2.比较法:对比国内外财务共享模式,对比企业和行政事业单位的差异,对比教育考试机构运行财务共享前后的变化,对比财务共享的优势和劣势等等,分析原因,研究解决相关问题。

  3.调查法:向上级、单位内部和服务对象发放调查问卷,对省级教育考试机构财务共享相关情况进行了解,并认真分析调查结果,调整工作思路,改善研究不足。

  4.实证研究法:通过在课题组所在单位试运行,收集相关资料和数据,采用宏观与微观分析相结合、定性与定量分析相结合,借助管理学、经济学、会计学、审计学、统计学、工程学等相关原理,对本课题相关问题进行研究。

  二、结论与对策

  (一)财务转型势在必行

  省级教育考试机构的主要职能职责是做好各类招生考试工作,财务管理虽作为其必不可少的组成部分,但从财务机构设置和人员配备等方面可以看出受重视程度不够,而且财务部门现有的管理模式和手段单一、陈旧,已不能很好地适应教育考试工作多头并举、快速发展的态势,财务人员的观念需要转变,综合素质也有待提高。因此,课题组提出省级教育考试机构应尽快实施财务转型,从被动开展财务工作向主动实施业财融合转变,实现财务工作与业务工作同计划、同部署、同实施、同检查、同总结。条件允许的单位可以考虑构建财务共享中心,将省级教育考试机构及其下属事业单位的财务工作有机结合和统一起来,避免重复投入,降低管理风险。

  (二)财务转型的方向是构建新型财务共享模式

  针对省级教育考试机构目前面临的环境和需求变化、政策压力、信息技术冲击等问题,课题组经过分析研究,认为提高财务工作效率和服务质量、提供业务发展和决策支持、实现财务智能管控将成为未来财务转型的三大目标。由此,课题组在总结国内外理论研究成果和企事业单位财务转型的成功经验基础上,提出在省级教育考试机构构建新型财务共享模式,将财务职能从核算型向业务和决策支持型、战略型转变,对财务机构作适当调整,对财务人员实行分层管理并明确具体要求。省级教育考试机构传统的财务管理重视会计核算,轻视与业务融合,技术手段落后,工作效率低下;三大核心业务(命题、考试和评价)流程统一规范,费用标准一致;下属事业单位核算分散,工作量大且不利于监管。鉴于此,课题组提出构建新型财务共享模式,即 “业财融合+财务共享+智能管控”的财务管理体系。

  在整个财务管理体系中,业财融合是基础,财务共享是关键。鉴于省级教育考试机构业务规范、标准统一、重复性高,可以利用信息技术实现业务系统和财务对接,将财务融入到各个业务环节中。其中,收费数据由业务系统自动生成并直接传输到财务管理系统,报销事项在业务申报时一次性完善全部信息、并自动实施预算控制,基础数据同步共享,后续程序自动完成。财务转型始于共享服务,省级教育考试机构还应以提高工作效率为切入点,建立财务共享中心,将本级和下级事业单位集中核算,根据政府会计改革要求预置会计分录,由系统自动生成会计凭证,尽量将简单、重复性的财务工作交由计算机完成,彻底将财务人员从繁杂的会计审核和会计核算中解脱出来。在业财融合和财务共享的基础上,财务机构应充分利用集成的各类财务数据,扩展财务管控、智能分析、自动预警、模拟决策等功能,不断修正会计核算,加强财务监管,提高工作效率,降低管理成本,提供业务和决策支持。同时,根据环境的变化、政策和战略的调整,财务机构还必须不断优化财务管理体系和信息化平台,变追赶为同步、同步后引领。

  (三)构建财务共享中心是财务共享模式的关键

  1.战略定位

  构建财务共享中心主要是为解决“服务效率低下和数据归集困难“两大问题。一方面,通过将下属事业单位纳入统一管理,系统自动完成会计核算,将财务人员的重心转移到复核,达到提质增效、精益管理、降低成本和风险的效果;另一方面,通过财务共享中心汇集各种财务和非财务信息,系统性地对历史数据进行分析和挖掘,有效服务业务发展和领导决策。

  2.业务范围

  省级教育考试机构的三大核心工作是“命题、组考和考试评价”,工作程序相对固定且较为简单,费用报销、往来核算、资金管理、工资管理、合同管理、税务管理、政府采购、报表管理等流程标准化和规范化程度高,故可将这些会计工作全都纳入财务共享中心,而将预算管理、人员管理、制度建设、财务分析、财务信息化建设等纳入财务管理中心。另外,由于命题工作涉及国家机密,财务共享中心只接收与命题工作相关的财务信息,敏感的非财务信息不纳入共享中心,同时传输的数据必须进行加密处理,以防止信息被窃取。

  3.模式选择

  省级教育考试机构属于非营利组织,构建的财务共享中心短时间内不能实现市场化或独立经营,而且引入财务共享理论的时间较短,是否真正有效尚不明确,因此初期采用共享服务的基本模式较为稳妥,即将本级和下属事业单位的财务人员合并,建立集中的财务共享中心,出台统一的制度和标准,制定统一的操作流程。

  4.构建思路

  (1)组织架构

  根据省级教育考试机构的实际情况,将财务部门划分为财务管理中心、财务共享服务中心和财务辅助中心。财务共享服务中心主要负责收费管理、会计核算、资金核算、财务报告、税务管理和系统管理等工作,其中收费管理包括对接业务系统和收费平台,会计核算包括费用、工资、固定资产、往来款项和基建等业务,资金管理包括收付款和银行账户管理,财务报告包括生成、审核财务报表并编制报表附注和说明,税务管理包括税收核算、纳税申报和纳税筹划,系统管理包括运维、需求管理及同软件公司的对接。

  (2)配套制度

  省级教育考试机构基本上都有本单位的财务制度,构建财务共享中心需要根据实际情况新增或修订配套制度。一般来说,需要新增集中核算管理办法和各类实施细则、管理规范、操作手册,另外还要对涉及到合同、资金、银行账户和固定资产等管理办法进行修订。

  (3)流程再造

  构建财务共享中心面临的一大难题就是制定统一、高效的财务流程,流程能否统一直接关系到财务共享中心的工作效率,流程是否简洁高效则直接关系到财务共享中心的成败。设计统一、标准化的流程有利于各信息系统的连接,也便于操作。流程的优化和提升有助于提高财务工作效率和服务质量,应将重点放在收费管理、人员费发放和其他费用报销等经常性业务方面。

  (4)信息系统建设

  省级教育考试机构财务共享中心主要涉及费用报销、工资管理、收费管理、合同管理、资金管理、报表管理、税务管理等信息系统,同时对外需要引入网络申报系统、电子影像系统、银院互联系统等。内部主要对接财务管理中心和财务辅助中心,外部对接OA系统、人事系统、考试报名系统、考试考务系统、招生录取系统、科研管理系统、基建管理系统等。财务共享中心将所有收集的财务信息和非财务信息汇总传输到数据仓库,供后台进行数据挖掘和利用。构建财务共享中心能否提高效率、提升效果主要依赖于这些系统的支撑和集成程度。

  (5)人员分类及管理

  根据省级教育考试机构财务转型工作的需要,将财务人员划分为三类,即战略财务、共享财务和业务财务,分别对应财务管理中心、财务共享中心和财务辅助中心。在满足规定条件的前提下,三类人员之间可以相互转换。

  由于共享财务人员的工作重复性高,缺乏创造,因此流动性较大。为了稳定队伍、保障工作,还需要引导共享中心的财务人员积极开展职业规划,鼓励横向和纵向发展。

  (6)绩效考核

  绩效考核是保障既定目标顺利完成、促进事业良性发展的有效方法。由于省级教育考试机构本身不以营利为目的,财务共享中心的绩效考核不便与收入和成本挂钩,考核可选择业务差错率、业务处理时效、管理层评价、业务处室评价、外部服务对象评价、学习与成长等指标。监督的同时应注重激励,通过考核切实提升工作效率和质量。

  三、成果与影响

  (一)理论成果丰富,对行业产生重大影响

  本课题共发表5篇论文,其中有2篇发表在中文核心期刊、中国唯一的教育财会理论专刊——《教育财会研究》杂志上,有2 篇发表在启文教育主办的《中国考试》杂志上。这两个杂志的主要读者是教育财会工作者和教育考试机构的工作人员,影响面大、读者也可以直接参考和利用。另从财务专业领域来看,省级教育考试机构构建财务共享中心是一场颠覆性的革命,它可以直接带动整个招生考试系统的财务发展,间接引导更多的行政事业单位应用财务共享服务。通过流程再造和技术开发,可以实现费用按项目申报和管理、预算自动控制、系统自动分配、按权限流转和审批、自动生成会计凭证、机器和人工审核、银院互联、一键归档,资金、票据、税收集中统一管理。这不仅可以带动整个招生考试系统的财务管理工作不断向前发展,而且还能够通过积累的财务共享实践经验和总结沉淀出的有效方法,引导、帮助更多的行政事业单位挖掘财务数据的潜力。

  (二)有力推动了教育考试机构的财务发展

  本研究提出的相关理论和模型框架都在重庆市教育考试院得到了实践和运用,财务共享理念和方法也已经得到了证实,对财务工作有着非常大的促进作用。通过构建财务共享中心,可以大大降低管理成本、提高服务效率、加强财务管控。财务部门在充分考虑各项政策要求和自身特点的基础上,将财务共享服务理论应用到省级教育考试机构,通过选择最佳运行模式整合财务资源,重新设计标准化流程,出台统一的制度和标准,完善财务管理信息系统,实现自动化、智能化,并将下属事业单位纳入集中核算和统一管理。这样不仅可以减少重复投入、降低管理成本、避免冗余流程、提高服务效率,而且还可以规范财务运行、实现全方位的财务管控,有效降低财务管理风险。满足内部管理需要的同时,也达到了上级管理的要求。

  四、改进与完善

  (一)研究发现的问题

  1.财务共享的主要难点在于打通系统之间的壁垒和集成非财务数据,在这个过程中单位内部系统之间的联通相对较容易,最难实现的是与外部系统的联通。

  2.财务部门缺乏既懂财务又懂技术的人才,涉及到技术问题不是依靠信息部门就得依靠软件开发公司,这是实施财务共享的一大阻碍,如不改变将严重影响财务共享发展的速度。

  3.财务共享的实施和改进是一个漫长的过程,需要各级领导的大力支持和相关负责同志的长期坚持,这一点也是非常困难的。

  (二)建议

  1.省级教育考试机构应尽快实施财务转型,以有效应对各种变革,条件具备的单位可以考虑构建财务共享中心,条件不具备的单位建议暂不考虑。

  2.省级教育考试机构构建财务共享中心首先必须取得各级领导的大力支持,其次是财务部门内部必须形成统一认识,然后是争取各处室、各区县考试机构的通力协助和配合,上下齐心才能事半功倍。

  3.人才是推动财务共享中心建设的关键,因此招聘、储备和培养具备财务基础知识和技能并且熟悉招生考试业务和信息技术的综合素质人才将成为财务共享中心建设成功与否的关键。

  4.构建财务共享中心要充分考虑单位的实际情况,不能简单的推倒重来,也不能越搞越复杂,而且还要做好持续改进的准备。

  五、成果统计一览表

  课题组成果统计一览表